Organizacja dokumentów

Organizacja dokumentów – sposób na porządek w biurze

W biznesie chodzi o to, by generować jak największe zyski z prowadzonej działalności. Powyższa intencja prowadzi do tego, że operujemy coraz większą ilością dokumentów w coraz krótszym czasie. Firmowe dokumenty powinniśmy jednak składować – głównie po to, aby uniknąć sytuacji, gdy klienci (lub organy państwa) będą potrzebowały do nich wrócić i dopytać o szczegóły danej transakcji. Jeśli więc nie chcemy się takim pytaniem zaskoczyć, to organizacja dokumentów biurowych będzie tematem, który powinien nas zainteresować.

Można powiedzieć, że organizacja dokumentów oznacza ich segregowanie (czyli oddzielenie ważniejszych od mniej ważnych) oraz archiwizowanie (czyli katalogowanie i przechowywanie w specjalnie do tego celu przeznaczonych narzędziach oraz miejscach). Wszystkie te działania pozwalają zachować w firmowych papierach właściwą chronologię. Poza tym segregacja dokumentów w biurze zabezpiecza ją przed szkodliwymi czynnikami: kurzem, brudem, światłem słonecznym lub insektami.

Segregowanie dokumentów – czynność, która sprawdzi się wszędzie

Papier to materiał mało odporny na zniszczenia, więc należy mu się specjalna ochrona – najczęściej w postaci artykułów do jego przechowywania, wykonanych z twardej tektury lub przeźroczystej folii. Odpowiednia organizacja dokumentów w domu sprawia, że ważne akta mogą przetrwać o wiele dłużej.

Dlaczego organizacja dokumentów w biurze jest potrzebna?

• minimalizuje ryzyko zgubienia ważnej faktury
• zabezpiecza pisma i akta przed zalaniem (np. kawą)
• opóźnia wyblaknięcie tuszu na papierze (poprzez ukrycie dokumentów przed światłem słonecznym)
• segregacja dokumentów chroni akta przed zagnieceniem lub rozerwaniem (co w niektórych przypadkach jest tożsame z ustaniem ważności dokumentu)
• zachowuje dokumenty w czystości, redukując ryzyko zaatakowania przez insekty

Segregacja dokumentów – to naprawdę proste!

Akta pracownicze czy sprawozdania finansowe mają zbyt duże znaczenie strategiczne dla firmy, by mogły być trzymane w nieładzie na firmowym biurku. Do segregowania dokumentów przyda się więc wyposażenie biurowe, które „zapanuje” nad niebezpiecznym w skutkach chaosem. Poznajmy więc główne elementy tego wyposażenia.

Jakie artykuły ułatwią porządkowanie dokumentów?

• segregatory
• przekładki do segregatorów
• koszulki na dokumenty
• teczki na dokumenty
• produkty do archiwizacji dokumentów (np. pudła archiwizacyjne i wąsy archiwizacyjne)
• kieszenie samoprzylepne
• wizytowniki
• sorter dokumentów

Nie tylko biuro – czyli organizacja dokumentów w domu

Przedsiębiorcy oferują nam różne produkty do segregacji dokumentów firmowych, które wspierają organizację codziennej pracy – m.in. przez zachowanie chronologii i czystości w dokumentacji. Dziś produkty te spotykamy powszechnie w szkołach, sekretariatach, sądach, biurach notarialnych, gabinetach medycznych czy wreszcie w korporacjach. Na szczęście można ich z powodzeniem używać nie tylko w miejscu wykonywania obowiązków zawodowych, ale również w przestrzeni prywatnej.

Segregacja dokumentów domowych staje się dziś niezbędna, ponieważ w miejscu zamieszkania często przechowujemy ważne dokumenty: polisę na dom, umowy kredytowe, świadectwa dzieci czy dokumentację medyczną współmałżonka. Poza tym upowszechnienie się pracy w trybie zdalnym sprawia, że korzystamy z domowych drukarek w celach firmowych. Prowadząc prywatne biuro, musimy więc zadbać o systematyczne segregowanie dokumentów w domu.

Na czym polega porządkowanie i ochrona dokumentów?

Prawidłowa organizacja dokumentów w miejscu pracy nie polega tylko na schowaniu dokumentów do szafek, lecz jest warunkowana przez przepisy. Konkretne zasady dotyczą np. przechowywania akt osobowych w działach HR. Zgodnie z prawem dokumentację pracowniczą zachowuje się nawet do 10 lat po ustaniu stosunku pracy. Są to w większości dokumenty tajne i poufne, więc powinny być chronione w szafkach pod kluczem – tak, by osoby nieuprawnione nie miały do nich łatwego dostępu.

Równie ważna jest segregacja dokumentów księgowych, które rejestrują najważniejsze transakcje firmowe. Działy finansowe zobowiązane są do archiwizowania dowodów księgowych przez 5 lat (licząc od ostatniego dnia roku obrotowego). Dla ułatwienia pracy dokumenty te warto katalogować i układać według określonej chronologii, stosując etykiety i numerację. Pod pojęciem „segregowanie dokumentów w biurze” rozumie się też archiwizowanie umów z kontrahentami – najlepiej zachować je minimum do końca współpracy z danym podmiotem.

Segregacja dokumentów w domu (i biurze) – producenci

• Donau: firma z Wiednia, która od 1954 roku produkuje m.in. artykuły biurowe do pisania i korygowania (np. zakreślacze, korektory w taśmie oraz ołówki). Marka Donau jest dziś popularna pod każdą szerokością geograficzną – w Polsce występuje od początku lat 90.
• Esselte: szwedzka marka, obecna na rynku artykułów biurowych od 1926 roku. Oferuje produkty, które charakteryzują się dobrym stosunkiem ceny do jakości (np. zakładki indeksujące.) Firma Esselte jest jednym z producentów, którzy sprawiają, że organizacja dokumentów domowych i biurowych jest dużo łatwiejsza.
• Leitz: firma, która rozpoczęła swą działalność pod koniec XIX stulecia w Niemczech. Może się pochwalić wysokim standardem swoich produktów, co z kolei podbija serca klientów na całym świecie. W produkcji artykułów biurowych (np. rozszywaczy oraz linijek) marka Leitz słynie z dokładności.
• Bantex: marka, która opiera się przede wszystkim na innowacyjnych technologiach i dostarczaniu wysokiej jakości. Produkuje użyteczne artykuły biurowe (m.in. koszulki groszkowe), dzięki którym porządkowanie dokumentów w domu będzie dużo łatwiejsze. W swej działalności firma Bantex stara się nie zapominać o ekologii.